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第6節:如何寫郵件(二)

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如何寫郵件(二)

 

這里順便再講一講和領導寫郵件的要點不外乎幾種:

 

一、匯報工作。

 

總結自己干了些什么,做了多少和別人覺得你做了多少很多時候不能畫等號,而很遺憾的現狀是——評價一個人的performance取決的是后者。郵件正文需要提綱挈領,如果你一定要把自己做的事情事無巨細,請在附件里寫。要知道領導的時間遠比你的寶貴。

 

二、請求批示

 

寫清楚什么事,如果領導完全不知道的事,還需要補充背景資料,切忌自以為領導什么都知道。很重要的一條是不要自作聰明加上許多自己的分析,要知道領 導不會比你笨,至少不要表現出來。更重要的一條是不要只提出問題不提出解決方案。這個需要一點技巧,匯報了一個問題,然后委婉地說自己的看法,最后的決定 卻是領導的。一個懂得解決問題的才是manager,只會反映問題的不過是staff而已。

 

當然前因后果實在太復雜的話,還是帶上相關資料面對面匯報更節約時間。時刻記住當一封郵件需要的閱讀時間超過十分鐘,電話或者face to face會是更經濟的選擇。曾經遇到過一個特別擅長寫郵件的女同事,洋洋灑灑每次前因后果一大堆,十分鐘都看不完。她的郵件顯然是任何一個人看到就會皺眉 的。

 

三、轉發資料

 

可能你作了什么報告,領導忽然需要調用,你發過去,最重要的就是寫清楚主題。如果要諂媚一點,還可以打印好拿過去方便領導看。但電子版發過去更好。

 

再次強調主題的重要,我是很討厭我的下屬發東西給我不寫主題,因為我所有文件都存檔的,以后查找就是按主題搜索。領導的信息存儲量更大,沒有一個正確的主題是很不職業的。幸好現在Lotus有Edit功能了,總算可以把空白的主題自己改正。

 

(所謂細節決定成敗,這些都是細節,卻也可以是一個人良好的職業習慣。)

 

2006-6-5 16∶45∶00

 

駕馭下屬的藝術

 

記得剛工作的前幾年,剛開始做主管的時候,我只有一個下屬和我同歲,剩下的都比我大。因為有些是合資企業的老員工,不夸張地說年齡大到做我都可 以了。這樣的一幫下屬實在很頭疼,加上剛開始做領導工作,我采取的是打成一片去和他們溝通,結果沒什么效果,管理可謂一塌糊涂。而那份工作也很沒勁,所以 不到半年的時間就離職了。

 

專業上沒什么可以提高的東西以后,潛心學習管理,結合實際經驗,總算積累了些經驗。

 

一、樹立威信

 

年齡固然是個問題,但你怎么做可能更重要。幫下屬做事融入他們以求打成一片已經是不合時宜的做法了。從最開始就必須要樹立你領導的威信,指揮他做 事。人都是有惰的,慢慢地他就習慣了。你叫他做什么,他就做什么,他會慢慢地養成聽話的習慣。這點我已經練就得很純熟,跑腿的小事隨便喚人去干,一次叫 不動絕對不能放棄,這次你讓了一步,下次就沒辦法進一步。你是領導,他是下屬,一定要記得彼此的身份。

 

二、溝通

 

有空的時候單獨聊聊,畢竟你比他們見識要廣,很多職業發展方向之類的大問題你完全可以給他們意見。這是培養下屬信任你的好辦法,也是幫助你了解下屬的好途徑,不論他對事業有沒有追求,你都能通過溝通了解到他的需求,知道需求就知道如何激勵他。

 

三、保持距離

 

千萬不要以為大家是一個部門,關系好就可以無話不談。永遠不要忘記你是上級,他是下屬。沒有距離就沒有空間感,就很難產生權威。引申地說,要跟自己同級別的人多交往,和下屬打成一片對你的升遷毫無益處,跟領導打成一片又招人口水。

 

四、培訓下屬

 

不適用于自己能力欠缺的上司。一個能力強的領導根本不害怕下屬更強悍,適當的培訓只會使得你多一條臂膀。要知道真正能干的人你培訓他與否跟他的升遷相比不過是時間問題。與其如此,不如好好use他幾年。而有些人資質有限的,也不必神培訓。

 

你需要培訓的是下屬的工作能力,不是把你的所有傾囊相授。教會徒弟餓死師傅是一句古話,現在雖然沒那么可怕,但防人之心始終要有一點,卻又不可以太明顯。

 

五、部門隊建設

 

我不是說要打造一個和諧的共同前進的隊,每個人都聽你的,而是說要協調好彼此之間的關系,如果他們每個人都很結對你來說也許是噩夢的開始。永遠 不要讓你的下屬過于結,永遠不要太信任其中的一個,必須要讓他們彼此的力量互相牽制,你才能控制住局面。還有一點就是——培訓或者傳授知識也要注意分開 來。記住,你才是唯一的通才。他們作為下屬如果自己本職工作都沒做好卻整天樂于學習他分外的事,是個危險的信號。

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