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第5節:如何寫郵件(一)(2)

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四、關于已讀回執

 

為什么要求對方給已讀回執,通常兩個功能:一、很重要的郵件,需要知道對方是否讀過,這個很重要,是內容重要而不是時間緊迫,因為如果是需要在限定的時間內讀,就需要用郵件的優先級功能了。二、是個人目的看收件人究竟打開過沒有。

 

我用過好幾個郵件系統,Outlook,Lotus……這個的設置并不一樣,我不是IT,可能不夠專業,但是有的郵件系統是收件人一旦打開會自動發 送已讀回執的,且沒有任何記錄可查(在已發送郵件里面是不會出現的),但也有的系統是詢問后根據你的選擇發送的,已發郵件有跡可查。如果是前者自動發送, 那么你可以實現功能一及二;如果是后者,那么很抱歉,你可能什么都無法實現。收件人完全可以讀過以后選擇不發送已讀回執。

 

最近的實踐表明,即使是自動發送已讀回執,如果收件人刻意避免,還是可以作的,在preview狀態下看完郵件,根本就不需要打開,只要不雙擊打開,就不會自動發送已讀回執。

 

或者這個功能也只是防君子不防小人。

 

五、關于優先級

 

我很討厭那種經常不分狀況用優先級的人,加了感嘆號的郵件紅色顯示總歸會引起閱讀者的重視,但是發這樣的郵件一定要看是否必要。真正失火了要救,發這種郵件是無濟于事的。所謂重要,需要發件人很好地判斷。

 

六、關于群

 

企業郵件系統的好處就是每個staff都赫然在錄,不需要像私人的address book,要自己維護,所以群發起來特別順手。可是,不是任何事情都需要群發,你可能覺得收件人可以自己選擇是否刪除,而實際上郵件數量多的人收到這種不 相關的郵件是很惱火的,并不是每個人都有秘書可以幫忙刪除掉這些無關的信息。

 

一般來說,我們可以接受的群發事由不過是:HR的通知,Admin的通知,某重要人物的離職,來自GM office的公文……

 

我們最厭惡的群發是:某人休假通知,改手機號碼通知,say goodbye的散文……要知道這些不是每個人都感興趣,難聽點地說就是不要把自己看得太重要。

 

七、關于自動回復

 

這里我不是說收到每封郵件都會給回復的這種自動回復,而是特別指Out of Office的自動回復。這其實是個很好的功能,我不贊成每封郵件都自動設置回復,但是一旦休假了,誰take care你的工作,你幾時回來,urgent case如何聯絡你,放在自動回復里是很方便的。真正需要找你的人一旦發了郵件給你就能知道你已經休假了,而不需要你事先群發每個人你的休假決定。

 

八、關于簽名檔

 

專業一點的公司都會要求統一的簽名檔,你的名字、職位、電話、傳真、郵件,可能還有公司的Logo或者網址。

 

你改了電話,只需要改簽名檔就可以了,經常找你的那幾個人,你可以單獨發郵件甚至短信通知,而絕對沒必要群發。

 

每個公司一般都有內部的通訊錄,經常會翻新一下,你記住通知負責的人翻新就可以了。

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